転職完全ガイド

転職の必要書類って?タイミング別の書類一覧とチェックリスト【保存版】

転職に必要な書類って何がありますか?

こんな疑問にお答えします。

 

この記事では

  • 応募・面接時に必要な書類
  • 退職・入社時に必要な書類

がわかり、転職のモヤモヤが解消できます。

実は転職には多くの書類手続きが必要になります

必要な書類を把握しておくことで、いざ必要になった際に慌てなくて済むでしょう。

この記事では、『転職に必要な書類や注意点』について、筆者の3回の転職経験も踏まえて解説します。

いつ、どの書類が必要になるのか、全体の流れをイメージできるようにしていきましょう。

こんな方におすすめ

  • 転職活動の全体の流れを知りたい
  • 転職活動にあたっての準備をしたい

転職活動を始める前に

転職活動を始める前に、以下のものが無い場合は必ず揃えておきましょう。

多くの人がすでに持っているものですが、もし無い場合は満足に転職活動ができない可能性がありますので、ご注意ください。

転職活動前に必要なもの

  • PC
  • メールアドレス
  • スマホ
  • スケジュール管理(アプリ・手帳など)
  • お金

PCは書類作成に使用します。スマホでも可能ですが、PCの方が効率的でしょう。

メールアドレスは企業や転職エージェントとの連絡に必須です。

また、転職活動は複数社の選考を並行して進めるのが一般的のため、スケジュール管理できるツールは準備しておいた方がいいです。

> 転職活動の期間はどれくらい?20代も30代も3ヶ月では足りない理由

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応募・面接時に必要な書類

転職の応募・面接時に必要な書類は以下です。

応募・面接時に必要な書類

  • 履歴書
  • 職務経歴書
  • 送付状
  • 写真

履歴書

履歴書は市販のものでも、転職サイトからダウンロードしたものでも問題ありません。

履歴書の様式には、JIS規格や、厚生労働省履歴書様式例などありますが、応募企業からの指定が無い限り、どちらでも構いません

ちなみに、作成にはブラウザ上で入力できてコンビニ印刷もできる「yagish」が便利です。

職務経歴書

職務経歴書は決まった形式はありません

そのため、自身の経歴が分かりやすく伝わるように作成する必要がありますが、職務経歴書の作成経験のない方が、1から作るのは非常に難しいです

多くの転職サイトで職務経歴書のテンプレートや参考例がありますが、それでも選考を通過できる職務経歴書を作成するのは手間も時間も掛かります。

そこで、おすすめなのは「転職エージェントに作成してもらう」ことです

転職エージェントは多くの転職者の職務経歴書を添削・作成していますので、自身で作成するより早く・質の良い職務経歴書を作成してくれます。

まずは転職エージェントに作成してもらい、アピールしたい点などがあれば、自身で追記・修正をしましょう。

参考転職エージェント経由でも書類選考が通らない9つの理由と5つの対策

送付状

送付状は、履歴書と職務経歴書を応募企業へ郵送する際に同封するあいさつ状です

ビジネスマナーでもありますので作成しましょう。

決まった形式はありません。下記のテンプレートを利用すると良いでしょう。

ちなみに、送付状に簡単な自己PRを入れているテンプレートもありますが、送付状に自己PRは不要です

なぜなら履歴書・職務経歴書に自己PRは書いてあるので、送付状にまで書くのはしつこいからです。

シンプルで十分ですので、こちらのテンプレートをダウンロードしてご利用ください。

参考【転職用】送付状・添え状の書き方|テンプレート付き【3分で作成!】

写真

履歴書、職務経歴書には写真が必要です。

「写真は書類選考の結果を左右する」とまで言われていますが、そこまで気にする必要はありません。

清潔感があり、ビジネスマンとして普通であれば問題ありません

よこ
筆者は3回転職していますが、すべてスピード写真です。

退職・入社時に必要な書類

書類は退職・入社時が最も多くなり、手続きも大変になります。

在籍企業で取り寄せる書類、転職先へ送る書類と、やることが多いので、全体感を把握しておきましょう。

退職・入社時に必要な書類

  • 内定通知書・労働条件通知書
  • 退職願・退職届
  • 健康保険被保険者証
  • 年金手帳
  • 離職票
  • 雇用保険被保険者証
  • 源泉徴収票
  • 健康診断書

内定通知書・労働条件通知書

転職先の企業から内定の連絡を受けたら、内定通知書・労働条件通知書が送られてきます

これらは、転職先の企業で働く際の条件を明記したものです。

入社を承諾するか否かを判断する重要な書類となるので、応募時や面接時に確認した労働条件や、自分の希望条件と合っているか必ず確認しましょう

退職願・退職届

「退職願」は退職を企業に願い出るための書類です。

「退職届」は退職することが決まってから、手続きとして企業に提出する書類です。

退職時の一般的な流れは以下。

  1. 退職の意思を伝える
  2. 「退職願」の提出(省略の場合あり)
  3. 退職交渉
  4. 退職確定
  5. 「退職願」の提出(撤回不可)

どちらも企業によって必要の有無は変わります。

口頭で終える場合や、システム上で申請する場合もあります。

社内の就業規則を確認して、作成が必要かどうか確認しましょう。

退職願のテンプレートはこちら▼

退職届のテンプレートはこちら▼

健康保険被保険者証

健康保険被保険者証は、病院の初診時などに提示する、いわゆる保険証です。

こちらは退職する会社へ返却が必要になります

返却方法は社内規則にしたがって返却の手続きを進めましょう。

年金手帳

年金手帳を会社に預けている場合には、会社より返却してもらう必要があります

返却の手続きも、社内規則にしたがって申請をしましょう。

離職票

離職票(正式には雇用保険被保険者離職票)は失業手当の受給申請の際に必要な書類で、退職する会社から交付してもらう書類です

転職先が決まっており、失業手当の給付を受けない場合には不要となります。

失業手当の給付を受ける予定の場合は、早めに会社に依頼しましょう

交付を依頼しないと発行してくれない場合もあります。

交付依頼をしていれば、基本的に退職してから1~2週間で会社から届くものですので、2週間経っても届かない場合は退職した会社に問い合わせましょう。

雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証は、雇用保険に加入したことを証明するもので、転職先の企業に提出する重要な書類で、退職する会社から交付されます

雇用保険被保険者証(右)は、雇用保険被保険者資格取得等確認通知書(左)と一体になっています。

渡されるのは退職日、もしくは後日郵送されるケースが一般的です

退職後にも届かないようであれば、会社へ連絡しましょう。

源泉徴収票

源泉徴収票は「転職先で前職分の給与も含めて年末調整してもらう」のに必要な書類で、退職する会社から交付される書類です

もらうタイミングは、最終の給与支払い日の前後となります

そのため、転職先へ入社したあとに受領し、転職先へ提出するケースも多いです。

入社後、前職の最後の給与が支払われても源泉徴収票が送られてこない場合は、前職の企業に連絡をしましょう。

ちなみに、「転職先で年末調整をしてもらえる」のは、"前職の最終給与支払い日”が"転職先の入社日"と同じ年の場合です。

もし、2022年12月が最終給与支払い日で、2023年1月に入社した場合は、2022年分の収入は自分で確定申告をする必要がありますので、注意しましょう。

健康診断書

健康診断書は、転職先へ提出することが義務付けられている必要書類です

転職先の企業が指定した医療機関で健康診断を実施することが多いですが、選考段階での健康診断の場合は自己負担になることもあります。

自己負担の費用は約1万円前後。

受診するための時間も必要になるため、スケジュールの調整も意識しておきましょう。

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転職の必要書類チェックリスト

ここまでに紹介した必要書類にヌケモレがないか、表を使ってチェックしましょう。

時期必要なものチェック備考
転職前PC  
メールアドレス  
スマホ  
スケジュール管理  
応募・面接時履歴書 JIS規格厚生労働省履歴書様式例
職務経歴書  
送付状 テンプレート▼
写真  
退職・入社時内定通知書・労働条件通知書 転職先から受領
退職願 会社へ提出
テンプレート▼
退職届 会社へ提出
テンプレート▼
健康保険被保険者証 会社へ返却
年金手帳 会社から受領
※預けていた場合
離職票 会社から受領
※依頼必要
雇用保険被保険者証 会社から受領
→転職先へ提出
源泉徴収票 会社から受領
→転職先へ提出
健康診断書 転職先へ提出

 

もし書類の管理に困った場合は、転職エージェントに相談しましょう。

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転職の必要書類は?|まとめ

この記事の内容を要約します。

この記事の要約

  • 応募・面接時の必要書類
    • 履歴書
    • 職務経歴書
    • 送付状
    • 写真
  • 退職・入社時の必要書類
    • 内定通知書・労働条件通知書
    • 退職願・退職届
    • 健康保険被保険者証
    • 年金手帳
    • 離職票
    • 雇用保険被保険者証
    • 源泉徴収票
    • 健康診断書

このほか、入社に必要な手続き書類は、転職先からのアナウンスに従って用意していきましょう。

退職前は業務の引継ぎで忙しくなるので、退職する企業から受領する書類は事前に把握をしておきましょう。

よこ
転職エージェントを利用すれば、書類のスケジュールも管理してくれるので助かります。
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よこ

管理人

  • 転職3回(元職人・元ゼネコン所長)
  • 建設・不動産業界でキャリア13年目
  • 不動産ディベロッパー建築部門チーフ
  • 一級建築士・一級建築施工管理・宅建士ほか

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